Kaip sukurti darbo profilius ieškant vertingų darbuotojų?

Prieš kiekvieną vadovą ar personalo vadybininką, anksčiau ar vėliau, iškyla klausimas dėl laisvų pareigų užpildymo. Pasirinkti gerą specialistą nėra lengva užduotis. Šiuo tikslu vadovai gana dažnai sudaro darbo aprašus, kurie padeda išsiaiškinti, kokie reikalavimai keliami pareiškėjui.

Sąvokos apibrėžimas

Darbo aprašymai yra profesinių ir asmeninių kompetencijų rinkinys, kurį turi atitikti kandidatas į darbą. Šiuo metu nėra oficialiai aprašytos savybės, kurias turėtų turėti tam tikros profesijos atstovas, todėl vadovai šiuos dokumentus rengia savarankiškai.

Galime sakyti, kad pareigybės profilis yra tam tikras standartas, pagal kurį darbuotojas privalo atlikti savo pareigas. Aprašymas turėtų būti išsamus, o svarbiausia - realus. Dokumente turėtų būti šie pagrindiniai elementai:

• pozicijos vieta ir reikšmė konkrečios įmonės organizacinėje struktūroje;
• funkcinės pareigos, kurias turi atlikti darbuotojas, priimtas eiti šias pareigas;
• profilis, kuriame išvardytos pagrindinės kompetencijos, kurias turėtų turėti kandidatas į šias pareigas;
• asmeninės savybės, būtinos atliekant tam tikras pareigas;
• minimalus sąrašas reikalavimų, kuriuos organizacija kelia savo darbuotojams.

Taigi galime pasakyti, kad darbo profiliai yra savybių rinkinys, kurį darbuotojas turi atitikti. Tai yra specifinis standartas, apibūdinantis pareiškėjo pareigas, kvalifikaciją ir asmeninius parametrus.

Kodėl man reikia darbo profilių

Personalo vadybininkai reguliariai susiduria su laisvos darbo vietos uždarymo problema. Neturėdami neišsamių pareigų aprašymo, neturėtumėte tęsti tiesioginio darbuotojų atrankos. Šis dokumentas yra užuomina, naudojamas šiais atvejais:

• kandidatų atrankai į laisvas darbo vietas atranka;
• už jau dirbančio personalo atestavimą, siekiant atskleisti atitikties užimamoms pareigoms laipsnį (tai taikoma ir darbuotojams, praėjusiems bandomąjį laikotarpį);
• siekiant sudaryti personalo mokymo ir kvalifikacijos kėlimo planus;
• jei jums reikia sukurti personalo rezervą ateičiai;
• siekiant planuoti karjeros augimą ir tolesnį darbuotojų paaukštinimą į aukštas pareigas organizacijoje.

Gana dažnai kandidato į pareigas aprašymas yra painiojamas su pareigybės aprašymu. Esminis skirtumas tarp šių dviejų dokumentų yra tas, kad antrasis yra sudaromas remiantis teisiniais reikalavimais. Pareigybės aprašymas yra bendras dokumentas, parengtas visai profesijai, o ne konkrečiam konkrečios organizacijos darbuotojui. Jame apibrėžtos pagrindinės pareigos ir darbo sąlygos. Darbo aprašymas yra vietinio pobūdžio dokumentas, neturintis aiškių reikalavimų turiniui ir struktūrai. Personalo vadybininkas (arba kiti personalo darbuotojai) ją sudaro remdamiesi savo patirtimi arba bendra organizacijos praktika.

Profesinės kompetencijos

Kiekviena pozicija reikalauja, kad darbuotojas turėtų tam tikras kompetencijas. Tai yra kvalifikacijos charakteristikos, būtinos tam tikriems darbams atlikti. Taigi į pareigybės kompetencijos profilį paprastai įeina šie elementai:

• strateginis mąstymas (reiškia sugebėjimą sudaryti ilgalaikius planus atsižvelgiant į galimą riziką ir alternatyvius variantus);
• įtaka kitiems (gebėjimas ginti savo požiūrį, taip pat įtikinti kitus jo teisingumu);
• problemų sprendimo įgūdžiai (gebėjimas tinkamai reaguoti į nestandartines situacijas ir sunkumus, taip pat greitai rasti išeitis iš jų);
• informacijos paieška (duomenų parinkimas ir filtravimas, galimybė rasti ir naudoti susijusius šaltinius);
• gebėjimas dirbti su klientais ir partneriais (atsižvelgti į interesus, suprasti psichologiją, patenkinti norus ir poreikius);
• lankstumas (greitas reagavimas ir sprendimų priėmimas atsižvelgiant į besikeičiančią situaciją);
• sutelkti dėmesį į kokybę (žinių ir visų reikalavimų bei standartų įvykdymą, taip pat norą nuolat tobulėti).

Atsižvelgiant į aptariamą poziciją, kompetencijų sąrašą galima išplėsti arba susiaurinti. Profesiniame pareigybės aprašyme yra ne tik reikalavimai, bet ir jų sunkumo laipsnis (pagrindinis, aukštas, maksimalus). Šį rodiklį galima nustatyti apklausos būdu arba atliekant specialius psichologinius testus.

Kaip jis sudaromas

Pareigų profilio sudarymas yra gana sunkus procesas. Jo būtinumas yra dėl to, kad šis dokumentas leidžia jums nustatyti parametrus, kuriuos turėtų turėti vertingas darbuotojas. Teisingai suformulavę profilį, personalo darbuotojai labai palengvina naujų darbuotojų paiešką ir atranką. Sudarant dokumentą, verta vadovautis keliomis rekomendacijomis ir taisyklėmis:

• Pareigos pavadinimas turėtų būti glaustas ir aiškiai atspindėti jos esmę. Taip pat verta parašyti trumpą aprašymą, kuriame bus nurodytas pagrindinių darbuotojo pareigų sąrašas. Jis gali būti pateiktas kaip užduočių sąrašas. Tai bus įrašo profilio pagrindas.
• Pagrindinės informacijos apie pareigas sąraše turėtų būti ne tik darbo tvarka, bet ir atlyginimo dydis, kuris bus vienas pagrindinių pokalbio punktų. Taip pat verta aprašyti pavaldumo hierarchiją, taip pat apytikslį sąrašą asmenų, su kuriais naujasis darbuotojas turės bendrauti.
• Darbo pareigoms atlikti reikia tam tikrų kompetencijų. Šis sąrašas neturėtų būti per platus (ne daugiau kaip 10 balų). Jį galima sudaryti remiantis asmenine patirtimi, teoriniais tyrimais, darbuotojų pastebėjimais, taip pat sociologine apklausa. Kompetencijas galite suskirstyti į kelias grupes (pavyzdžiui, specifines ir įmones).

Profilis turėtų būti glaustas ir talpus. Tai leis jums gauti išsamią informaciją, neišleidžiant per daug laiko jos tvarkymui.

Pagrindiniai kūrimo etapai

Darbo aprašymo formavimas apima kelis vienas po kito einančius etapus:

• Pirmajame dokumento rengimo etape turėtų būti atidžiai išnagrinėti pareigybių aprašymai, taip pat visa informacija apie įmonės specifiką. Galite atlikti pokalbius su darbuotojais arba sociologinę apklausą, naudodami standartizuotas formas.
• Toliau nustatomas asmenų, kurie tiesiogiai dalyvaus darbe, ratas. Dažniausiai šį klausimą sprendžia žmogiškųjų išteklių specialistai. Tačiau taip pat svarbu įtraukti kitų tarnybų, kurioms sudaromi profiliai, vadovus. Darbas gali būti atliekamas kartu arba atskirai, vėliau juos integruojant į galutinį darbo dokumentą.
• Trečiasis etapas apima įmonės organizacinės struktūros tyrimą siekiant nustatyti pozicijos vietą joje. Reikėtų nustatyti pavaldinius, taip pat tiesioginius vadovus, kuriems naujasis darbuotojas laikys ataskaitą.
• Toliau pateikiamas išsamus funkcinių pareigų, atitinkančių tam tikrą poziciją, aprašymas. Pagrindas yra ne tik teisės aktai, bet ir asmeninė patirtis konkrečioje įmonėje.
• Penktame etape personalo vadybininkas (arba kitas specialistas, kuris užsiima profilio rengimu) turi nustatyti žinių ir įgūdžių, kurie bus reikalingi atliekant darbo pareigas, sąrašą. Kalbama apie profesines kompetencijas.
• Apibrėžus kompetencijas, svarbu jas paskirstyti pagal svarbumo laipsnį, taip pat pagal tai, kokiu lygiu specialistas jas turėtų turėti. Tai palengvins atrankos procesą.
• Toliau darbo grupės dalyviai turi nustatyti, kokias asmenines savybes turėtų turėti kandidatas į laisvą vietą. Kartais charakterio bruožai yra netgi svarbesni nei profesinės kompetencijos, nes pastarieji gali būti ugdomi, o pirmieji gali tapti rimta kliūtimi darbo procese.
• Aštuntame etape būtina nustatyti bendruosius reikalavimus darbuotojui. Paprastai tai yra lytis, amžius, išsilavinimo lygis ar darbo patirtis ir pan. Verta paminėti, kad pirmieji du ženklai ne visada yra tinkami naudoti, nes įstatymai gali juos interpretuoti kaip diskriminaciją.
• Paskutiniame etape reikia apibrėžti kriterijus, pagal kuriuos bus nustatomas darbuotojo darbo efektyvumas. Jie gali būti naudojami bandomuoju laikotarpiu arba periodiškai vertinant esamų darbuotojų darbo kokybę.

Verta paminėti, kad šis algoritmas nėra privalomas, kad būtų laikomasi visose organizacijose. Atsižvelgiant į įmonės dydį, taip pat į jos organizacinės struktūros specifiką, kai kurie etapai gali būti praleisti, taip pat gali būti įdiegti papildomi etapai.

Mėginio sudarymas

Šiuo metu nėra vieningos formos, pagal kurią būtų sudaromas pareigybei keliamų reikalavimų profilis. Ir pačios profesijos kiekvienoje įmonėje gali turėti specifinius reikalavimus. Nepaisant to, personalo vadovai jau yra sukūrę tam tikrą praktiką, pagal kurią sudaromas darbo profilis. Pavyzdys gali atrodyti taip:

• pareigybės pavadinimas pagal personalo lentelę;
• trumpas aprašymas (ką turėtų daryti darbuotojas);
• pagrindinės sąlygos (darbo grafikas, atlyginimo dydis ir kt.);
• reikalavimai, keliami kandidatui į pareigas (išsilavinimo lygis, darbo patirtis tam tikroje srityje, tam tikri specialieji įgūdžiai);
• išplėstas darbo pareigų sąrašas;
• įmonės kompetencijos, kurias turėtų turėti potencialus tam tikros organizacijos darbuotojas;
• psichologiniai testai ir kiti metodai, skirti įvertinti, ar darbuotojas laikosi tam tikros pareigos.

Tai yra apytikslis šablonas. Dažniausiai tai yra darbo profilio struktūra. Imtis gali būti išplėsta arba susiaurinta, atsižvelgiant į organizacijos struktūrą. Papildomi parametrai taip pat gali būti įvedami konkrečioms žinutėms.

HR profilis

Personalo vadovas yra viena atsakingiausių pareigų įmonėje, nes nuo šio darbuotojo priklauso kokybinė darbuotojų sudėtis. Todėl personalo pareigūnams keliami specialūs reikalavimai, kurie atsispindi tokiame dokumente kaip pareigybės profilis. Pavyzdys gali būti toks:

• darbo su žmonėmis įgūdžiai (personalo vadovas turi bendrauti ir spręsti ginčus);
• greitas įsitraukimas (personalo specialistas neturėtų būti abejingas, jis turėtų būti suinteresuotas spręsti tam tikrus klausimus);
• imtis iniciatyvos personalo struktūros ir kokybės gerinimo klausimais;
• atvirumas bendravimui (ši kokybė yra būtina atsižvelgiant į specifinius pozicijos bruožus);
• entuziazmas sprendžiant aktualijas;
• teigiama nuotaika, kuri bus perduodama visiems kitiems komandos nariams;
• gebėjimas vesti pokalbį (būtent vadovas vaidina pagrindinį vaidmenį pokalbyje su potencialiais ir realiais darbuotojais);
• lyderystės įgūdžiai;
• viešojo kalbėjimo įgūdžiai (ataskaitų ir ataskaitų pateikimas vyresniajai vadovybei, taip pat seminarų vedimas pavaldiniams);
• nestandartinis mąstymas priimant kūrybinius sprendimus kritinėse situacijose;
• oratoriniai įgūdžiai, teiginių įtikinamumas;
• mąstymo greitis ir operatyvumas;
• gebėjimas prisitaikyti prie kintančių sąlygų (taip pat padėti naujai samdomiems darbuotojams);
• rizikos baimės nebuvimas (ši savybė turėtų būti vidutiniškai ryški);
• savarankiškumas priimant sprendimus;
• gebėjimas eksperimentuoti ir rasti naujus valdymo metodus;
• humoro jausmas, padedantis panaikinti stresines ir stresines situacijas.

Vadovo, atsakingo už personalo atranką, pareigų aprašymas turėtų būti sudaromas ypač kruopščiai, nes ši pozicija yra viena iš esminių bet kurioje įmonėje. Kandidatuojantis į šias pareigas asmuo turi visiškai atitikti reikalavimus, nes atsakomybė už personalo formavimąsi tektų ant jo pečių.

Pardavimų vadybininko reikalavimai

Gana dažnai tokią laisvą darbo vietą galite sutikti kaip pardavimo vadybininkas. Nepaisant to, kad daugelis jaunų žmonių karjerą pradeda nuo panašaus darbo, jau šiame etape kandidatams keliami gana rimti reikalavimai. Tipiškas pardavimo vadybininko pareigų apibūdinimas yra toks:

• pasirengimas nuolat bendrauti su įvairiausiais žmonėmis (tiekėjais, klientais, klientais ir pan.);
• gebėjimas greitai priimti sprendimus po derybų su kitomis šalimis;
• gebėjimas pokalbyje palaikyti optimistišką nuotaiką, taip pat sukurti pasitikėjimo atmosferą;
• mąstymo kūrybiškumas (svarbus pristatant produktą);
• gebėjimas racionaliai organizuoti savo laiką (nes darbas susijęs su daugybe kasdienių susitikimų ir derybų);
• diplomatinis tonas bendraujant su rangovais ir klientais;
• emocinė pusiausvyra, galimybė išlikti ramiems stresinėse situacijose, taip pat greitai rasti išeitį iš konfliktų;
• gebėjimas rasti bendrą kalbą su įvairių tipų asmenybėmis;
• lojalumas parduodamam produktui.

Verta paminėti, kad pateiktas labai apytikslis pozicijos profilis. Pavyzdį galima išplėsti arba sutrumpinti atsižvelgiant į konkrečios organizacijos poreikius.

Pagrindiniai požiūriai į darbo profilį

Parengti darbo profilį galima pagal du pagrindinius principus:

• Situacinis požiūris reiškia, kad dokumentas sudaromas skubos tvarka, kai reikia skubiai uždaryti laisvą darbo vietą. Kadangi laikas yra labai ribotas, dokumentas yra sudaromas labai apytiksliai, nurodant tik pagrindinius reikalavimus potencialiam darbuotojui. Ateityje šis ruošinys gali būti naudojamas formuojant visą profilį.
• Metodinis požiūris reiškia kruopštų darbą, kurio metu bus sukurti aiškūs pozicijos bruožai, būtinos kompetencijos, asmeninės savybės ir funkcinės atsakomybės sritys. Jame bus visa išsami informacija, todėl ieškant ir atrenkant personalą jis bus laikomas darbo dokumentu. Organizacijoje vykdant bet kokias reformas, pasikeis ir profilis.

išvados

Verta paminėti, kad sėkmingai atrenkant personalą svarbu, kad įmonėje būtų sudarytas pareigų aprašymas. Pateikti vieningo dokumento pavyzdį yra gana sunku, nes šis klausimas nėra reglamentuotas įstatymais, tačiau jis lieka įmonės vadovų nuožiūra.

Profilis yra viena iš pagrindinių priemonių, naudojamų atrenkant kandidatus į tam tikrą laisvą vietą. Be to, remiantis šiuo dokumentu, galima periodiškai atlikti personalo sertifikavimą ar patikrinimą remiantis bandymo laikotarpio rezultatais. Atsižvelgiant į tyrimo rezultatus, galima nustatyti kvalifikacijos lygio gerinimo kryptis.

Sudarant profilį, galima naudoti vieną iš dviejų metodų. Susidaro situacija, kai reikia skubiai uždaryti laisvą darbo vietą. Tokiu atveju pareigybės aprašymas gali būti sudarytas labai apytiksliai nurodant tik pagrindines charakteristikas. Jei mes kalbame apie metodinį požiūrį, tada yra kuriamas išsamus ir išsamus dokumentas, kuris nuolat naudojamas personalo atrankos praktikoje.

Įprastas darbo aprašymo kūrimo procesas apima kelių etapų eigą. Pirmiausia studijuojame profesijos ypatybes ir reikalavimus jai, nustatytus norminiuose teisės aktuose. Taip pat būtina sudaryti kompetentingų specialistų grupę, kuri dalyvautų rengiant dokumentus. Profilis sudaromas atsižvelgiant į įmonės organizacinę struktūrą, todėl jį taip pat reikėtų atidžiai išnagrinėti. Pagrindinė dokumento dalis yra potencialaus darbuotojo darbo pareigų aprašymas ir kompetencijų reikalavimai. Taip pat verta atkreipti dėmesį į asmenines savybes (socialumas, atsparumas stresui ir pan.).