Pareigybės aprašymas: organizacijos vadovo padėjėjas

Didelė organizacija kelia daug problemų. Korporacijos vadovas nebus visur laiku, net ir padedamas pavaduotojų. Norint teisingai suplanuoti dieną, nieko nepamiršti, paskirstyti ir kontroliuoti darbus, vadovui reikia padėjėjo. Ką darbuotojas daro eidamas šias pareigas, ką jis turėtų mokėti ir žinoti?

Vadovo padėjėjas: jo vaidmuo organizacijoje

Vadovaujantis valstybiniu lygmeniu patvirtinta profesijų klasifikatoriaus logika, vadovo padėjėjas priklauso vadovų kategorijai, nes jis prižiūri beveik visus su pirmojo asmens kompetencija susijusius klausimus.

Tuo pačiu metu kai kurios organizacijos aiškina vadovo padėjėjo, kaip administratoriaus, vadovo ar sekretoriaus, pozicijas: pirmosios dvi pareigybės apima organizacines ir administracines funkcijas, trečiosios - pateikimo ir palaikymo funkcijas. Profesijų klasifikatorius šias darbo rūšis suskirsto į įvairias kategorijas - specialistai, techniniai darbuotojai, tačiau tik asistentas priskiriamas vadovui.

Kaip apibrėžti įdarbinimo sąlygas?

Įdarbindama vadovo padėjėją ar sekretorių, organizacija turėtų nustatyti šio darbuotojo statusą, teises ir pareigas, nes nuo to priklauso kandidato išsilavinimo, kvalifikacijos ir patirties reikalavimai.

• Pakanka, kad registratūros darbuotojas įgytų visą vidurinį išsilavinimą, o etiketas ir darbo su pareiškėjo raštinės reikmenimis technika būtų mokomi tiesiogiai darbo vietoje.
• Administratorius turi turėti bent jau bakalauro laipsnį, turėti organizacinių įgūdžių ir energingo charakterio, taip pat turėti tam tikrą darbo patirtį, atsižvelgiant į įmonės reikalavimus.
• Vadovui, kaip profesionalų atstovui, reikalingas ne mažesnis kaip pilnas aukštasis išsilavinimas, darbo patirtis yra neprivaloma, tačiau įmonė nustato šį standartą savo nuožiūra.
• Vadovo padėjėjas. Ši pozicija reiškia tuos pačius kvalifikacijos reikalavimus, kurie taikomi vadovui: įgijęs aukštąjį išsilavinimą, darbo patirtį pagal specialybę ne mažiau kaip 2 metus. Tikriausiai tam prireiks ypatingų asmeninių pareiškėjo savybių ir, galbūt, aukštesniojo išsilavinimo.

Kam skirtas darbo aprašymas?

Vadovo padėjėjas, kaip pareigūnas, privalo veikti pagal savo funkcines teises ir visapusiškai atlikti nustatytas funkcijas. Tačiau net nebūdamas lyderiu, darbuotojas privalo sąžiningai ir laiku atlikti savo darbo pareigas.

Darbo užsakyme nėra išsamiai aprašytos šios kompetencijos, ir net sutarties atveju ne visada sąrašas funkcijų yra išsamus. Norint išvengti neatitikimų nustatant darbuotojo darbo sąlygas, organizacijos vadovo padėjėjo pareigybės aprašyme turi būti nurodytos išsamios pareigos, turimos teisės, taip pat atsakomybės už darbo sutarties pažeidimą, vidaus darbo reglamentų, žalos darbdaviui ir kt.

Asmeninis vadovo padėjėjas

Padėjėjo pareigybės aprašymas yra sudarytas pagal panašius vadovo ar jo pavaduotojo nurodymus, išskyrus kai kurias prioritetines strateginio planavimo ir valdymo funkcijas. Ko gero, padėjėjui taip pat nebus pavesta priimti ir atleisti darbuotojus, teisė disponuoti įmonės finansiniais ištekliais, įgaliojimo išdavimas ir kitos kompetencijos, kurios asmeniškai priklauso vadovui.

Tačiau įstatymas leidžia jums pavesti bet kokias funkcijas patikimam darbuotojui, jei jis turi pakankamai kvalifikacijos, žinių, patirties ir autoritetų tokiems klausimams spręsti. Svarbu tik teisingai įforminti darbuotojo įgaliojimus - įsakymu arba įgaliotiniu.

Tuo pačiu įmonės vadovo padėjėjo pareigybės aprašymas turėtų atspindėti jo faktiškai atliktą darbą.

Tipiški skyriai

Pareigybės aprašymo struktūra yra fiksuota valstybiniuose kvalifikacijos žinynuose ir joje pateikiami visi pagrindiniai reikalavimai darbuotojui bei pareigybės niuansai, taip pat jo vieta organizacijos organizacinėje struktūroje.

Kaip ir bet kurį kitą pareigybės aprašą „Vadovo padėjėjas“, turėtų sudaryti šios dalys:

1. Bendros sąvokos. Tai nurodo priėmimo ir atleidimo, pavaldumo tvarką, darbuotojo pakeitimo tvarką.
2. Darbo funkcijos. Vienas iš svarbiausių skyrių, kurį reikia išsamiai atspindėti.
3. Darbuotojui suteiktos teisės.
4. Atsakomybės už pažeidimus ribos.
5. Kvalifikacija, profesinė patirtis, išsilavinimo lygis.
6. Ką darbuotojas turėtų žinoti nurodytoje pozicijoje.
7. Santykiai tarp jo ir kitų organizacijos dalių.

Nurodytos sekcijos negali būti apkarpytos, tačiau leistina jas išplėsti ir pridėti reikiamus taškus.

Darbo aprašymas Vadybininko padėjėjas: pavyzdys

Patvirtinta:

Direktorius (organizacijos pavadinimas)

parašas

(PILNAS VARDAS.)

patvirtinimo data

Darbo aprašymas „Vadovo padėjėjas“

1. Pagrindinės sąlygos

1.1. Profesinė kategorija „Lyderiai“.

1.2. Jis priimamas ir atleidžiamas iš darbo direktoriaus įsakymu.

1.3. Pateikimas: tiesiogiai režisieriui.

2. Funkcijos

Vadovo padėjėjas:

2.1. Koordinuoja padalinių, skyrių ir kitų įmonės padalinių darbą pagal direktoriaus instrukcijas, nutarimus ir įsakymus.

2.2. Stebi struktūrinių padalinių direktoriaus kontrolės nurodymų vykdymo terminus.

2.3. Parengia direktoriaus darbo planą kitai darbo dienai ir laiku pateikia jį vadovui.

2.4. Organizuoja ir kontroliuoja biuro darbą įmonėje, tikrina, ar jis atitinka įstatymų reikalavimus.

2.5. Teikia apskaitą ir registruoja visus direktoriaus išduotus įgaliojimus.

2.6. Tvarkyti tarnautojus ir kontroliuoti jų veiklos rezultatus.

Papildyti atsižvelgiant į tam tikros organizacijos poreikius ir pareigų profilį.

3. Įgaliojimai

Vadovo padėjėjas turi teisę:

3.1. Būti susipažinęs su įmonėje priimtais sprendimais.

3.2. Dalyvauti valdymo aparato posėdžiuose.

Papildyti atsižvelgiant į tam tikros organizacijos poreikius ir pareigų profilį.

4. Atsakomybė

Vadovo padėjėjas yra atsakingas už:

4.1. Už pareigų, nurodytų šioje instrukcijoje, direktoriaus įsakymais ir direktyvomis, neįvykdymą ar netinkamą vykdymą, galiojantys įstatymai, reglamentuojantys įmonės veiklą.

4.2. Už nepakankamą pavaldžių darbuotojų veiklos kontrolę.

4.3. Dėl ribotos prieigos informacijos atskleidimo.

Papildyti atsižvelgiant į tam tikros organizacijos poreikius ir pareigų profilį.

5. Kvalifikacija

Vadovo padėjėjas turi būti įgijęs ne mažesnį kaip 2 metų aukštąjį išsilavinimą, profilinį darbo stažą.

6. Privalu žinoti

Galiojantys įstatymai, įstatai, kolektyvinė sutartis (nurodoma, kokius veiksmus ir normas darbuotojas turėtų žinoti).

7. Sąveika

Nurodoma, su kuo ir kokiais klausimais bendradarbiauja vadovo padėjėjas.

Sutarta:

Žmogiškųjų išteklių vadovas

Parašas

(PILNAS VARDAS.)

Teisės patarėjas

Parašas

(PILNAS VARDAS.)

Susipažino:

parašas

(PILNAS VARDAS.)

Konkrečios projekto vadovo asistento kompetencijos

Manoma, kad projekto valdymas yra atitinkamai laikina pareigybė, o asistentas prisiima tam tikrus įsipareigojimus iki projekto pabaigos. Jos funkcinė atsakomybė priklausys nuo projekto specifikos ir temų, taip pat nuo konkrečios organizacijos poreikių.

Projektų vadovo padėjėjo pareigybių aprašymas bus labiau specializuotas, tačiau su administracinėmis ir organizacinėmis spalvomis. Tipiškas atsakomybes už šias pareigas galima rasti kvalifikacijos vadove, tada patikslinkite juos pagal situaciją.

Ar vadovo padėjėjo atsakomybė bendraisiais klausimais skiriasi?

Generalinio direktoriaus padėjėjo ir direktoriaus pavaduotojo bendriems reikalams atsakomybė skirsis. Žinoma, antruoju atveju įgaliojimai bus nukreipti siauriau, nes bendrųjų reikalų vadovas nėra atsakingas už visą organizacijos veiklą, o tik už atskirą sektorių.

Vadovo padėjėjo pareigybės aprašymas bendrais klausimais sudaromas remiantis „pagalbinio“ viršininko funkcijomis. Atitinkamai pagrindas bus jo atsakomybės ir funkcijų sritis.

Darbo aprašymas „Vadovo padėjėjas“ šiuo atveju tinka kaip pagrindas, juo galite remtis kurdami naujus dokumentus susijusioms pareigoms.