Net ir turint nedidelį personalą, įskaitant tik įmonės vadovą ir jos darbuotojus, reikalingas atsakingas darbuotojas, kuris būtų organizuojančioji jėga, galinti nukreipti ir kontroliuoti darbo procesą - ši idėja lemia biuro vadovo pareigybės aprašymo tekstą.
Tokia pozicija reikalauja, kad pareiškėjas turėtų specifinių įgūdžių rinkinį ir tinkamą išsilavinimą, taip pat gebėjimą bendrauti su žmonėmis. Tačiau šis reikalavimų sąrašas neapsiriboja.
Darbo aprašymas
Jau kreipdamasis į pareigas kandidatas gali susipažinti su norminiu aktu, reglamentuojančiu jo teises, pareigas ir atsakomybės sritį įmonėje. Toks dokumentas vadinamas pareigybės aprašymu. Jį sudaro penki pagrindiniai skyriai:
- Bendrosios nuostatos Jose pateikiama visa organizacinė informacija: įmonės pavadinimas, užimama pareigybė ir struktūrinis padalinys, kuriam ji priklauso. Taip pat nurodomas pavaldumas, pareigų užėmimo ir atleidimo iš darbo tvarka, taip pat išsilavinimo ir kvalifikacijos reikalavimai.
- Pareigos. Šiame skyriuje išvardytos darbuotojo atsakomybės, taip pat kaip jas įgyvendinti.
- Darbuotojo teisės, tai yra visos papildomos savybės, prisidedančios prie efektyvaus pareigų vykdymo.
- Atsakomybė. Pagal šį skyrių vadovybė priima sprendimą dėl darbo kokybės, paaukštinimo ar baudos įvertinimo.
- Santykiai. Šiame skyriuje aprašomi visi ryšiai su išoriniais ir vidiniais padaliniais, kurie gali kilti dėl darbuotojo jam atliekant savo funkcijas.
Pareigybių aprašymo rašymo principai
Norminė tokių dokumentų rengimo bazė yra vadovų, specialistų ir kitų darbuotojų pareigybių kvalifikacijų katalogas (1998). Kuriant jį, didelis dėmesys buvo skiriamas darbuotojo pareigų ir sąlygų aprašymui. Darbo specifika yra įtraukta į dokumento pavadinimą, pavyzdžiui, „Sekretoriaus pareigybės aprašymas“ (biuro vadovas ar vyriausiasis buhalteris).
Be to, jei yra du etatai tais pačiais pavadinimais, bet skirtingomis užduotimis, tada turėtų būti parengti skirtingi dokumentai, atspindintys šiuos skirtumus. Personalo darbuotojo biuro vadovo pareigybės aprašymai turi tam tikrų skirtumų nuo to paties norminio akto, skirto sekretoriui.
„Office Manager“ reikalavimai
Vienaip ar kitaip, kandidatas į pareigas turės vadovauti žmonėms. Tai gali būti tik pora žmonių mažoje įmonėje arba visas administracinis personalas didelėje įmonėje. Natūralu, kad pareiškėjas turi būti pasitikintis asmeniniu kompiuterio vartotoju ir mokėti dirbti su kita biuro įranga (skaitytuvu, spausdintuvu ar faksu). Biuro vadovas dažnai yra įmonės atstovas, todėl būtina sąlyga yra privaloma kalba ir galimybė rašyti dalykinius laiškus. Labai dažnai įmonės reikalauja, kad tokie darbuotojai išmanytų dokumentų ir darbo teisės pagrindus. Bent vienas užsienio kalbos mokėjimas vis dar yra pageidautinas įgūdis, tačiau, kai kreipiamasi į didelę įmonę, tai jau yra vienas iš privalomų reikalavimų.
Kai kuriais atvejais biuro vadovas turi derinti savo pareigas su kitų darbuotojų funkcijomis. Dėl to padidėja reikiami įgūdžiai. Taigi biuro vadovas, atliekantis buhalterio funkcijas, turi turėti atitinkamą išsilavinimą ir turėti specialias programas.
Pagrindinės atsakomybės
Į tipišką biuro vadovo, einančio sekretoriaus pareigas, pareigybes aprašo šie elementai:
- apdoroti tiek gaunamus, tiek siunčiamus laiškus; jų perskirstymas įmonėje;
- įsipareigojimų pagal sutartis ir susitarimus vykdymo laiko kontrolė;
- skambinti ir priimti skambučius;
- darbas su klientais ir įmonių partnerių atstovais;
- reikiamų kanceliarinių prekių įsigijimo stebėjimas;
- biuro įrangos palaikymas darbinėje būklėje ir specialistų kvietimas gedimo atveju;
- laiko paskirstymas pagal darbo grafiką (kai kuriais atvejais - vadovas);
- reikalingų renginių (susitikimų, konferencijų, verslo kelionių, įmonių vakarėlių) organizavimas;
- susitikimų registravimas;
- šviežio turinio atnaujinimas ir papildymas įmonės svetainėje.
Į šį sąrašą įtraukti tik pagrindiniai reikalavimai. Kiti punktai gali būti pridedami pagal sudarytos darbo sutarties specifiką. Pavyzdžiui, biuro vadovo, apimančio personalo tarnautojo funkcijas, pareigybės aprašyme reikalaujama, kad darbuotojas laiku saugotų ir pateiktų visus apskaitos dokumentus arba, jei jo nėra, pakeistų personalo skyriaus vadovą.
Papildomos pareigos
Be pagrindinių funkcijų, biuro vadovo pareigybės aprašyme pateikiamas įvairių pareigų sąrašas, kuris gali skirtis priklausomai nuo įmonės veiklos krypčių. Gali būti reikalaujama, kad biuro vadovas dirbtų su administracinėmis institucijomis, tai yra, gautų leidimą vykdyti prekybą, atidaryti įmonės ar dukterinės įmonės filialą ir pan.
Viena iš svarbiausių užduočių yra tikrasis įmonės valdymas, nesant jos direktoriaus. Žinoma, tai įmanoma tik tuo atveju, jei darbuotojas įsitvirtino kaip atsakingas ir patikimas asmuo, į kurį galima atsiremti. Be to, biuro vadovo pareigybės aprašyme dažnai būna išlyga, kad reikia sudaryti bendrą įgaliojimą. Tokio dokumento gali prireikti, pavyzdžiui, norint gauti didelės svarbos pašto siuntas.
Neoficialūs reikalavimai
Didelės įmonės paprastai leidžia iš anksto susipažinti su pavyzdiniu biuro vadovo pareigybių aprašymu kandidatams į šias pareigas, kad jos būtų išsamiai susipažinusios su reikalavimų ir atsakomybės sąrašu.
Bet net ir žvelgdamas į tokias galias, pareiškėjas turi suprasti, kad jis išlieka vienas iš daugelio įmonės darbuotojų. Šiuo atžvilgiu nereikėtų pamiršti to, kas nenurodyta pareigybės aprašyme. Biuro vadovas, atliekantis sekretoriaus funkcijas, turi būti subtilus laiko pojūtis turintis asmuo, kad galėtų paskirstyti jį pagal poreikį.
Darbo eigos organizavimo užduotys
Svarbiausias jo darbo reikalavimas yra efektyvumas, todėl tokias pareigas einantis asmuo įpareigotas taupiai vartoti biuro medžiagas, kontroliuoti suvartojamos elektros kiekį.
Už kitus darbuotojus biuro vadovas atsako beveik lygiai taip pat kaip ir galva. Remdamasis tuo, jis privalo užtikrinti, kad darbo sąlygos atitiktų priimtus sanitarinius standartus ir saugos taisykles. Galiausiai, vykdydamas savo tiesiogines pareigas, biuro vadovas gauna prieigą prie įslaptintų dokumentų, todėl vienas iš reikalavimų yra susitarimo dėl komercinių paslapčių ar bet kokios kitos informacijos, galinčios pakenkti įmonės padėčiai rinkoje, neatskleidimas.
„Office Manager“ teisės
Žinoma, atlikdamas tokią daugybę pareigų darbuotojas gali naudotis specialiomis teisėmis. Jie taip pat išdėstyti biuro vadovo pareigybės aprašyme. Kai kurių iš jų esmė, pavyzdžiui, galimybė naudotis konfidencialia informacija, tiesiogiai kyla iš poreikio vykdyti savo pareigas. Kiti asocijuojasi su valdžios privilegijomis. Taigi, biuro vadovas turi teisę reikalauti iš likusių darbuotojų ištaisyti klaidas, kurias jie padarė aplaidžiai gamybos dokumentuose, nustatyti jiems skirtų paskatų dydį arba skirti nuobaudas aplaidiems darbuotojams.
Dažnai biuro vadovas yra ryšys tarp darbuotojų ir sprendimus priimančių asmenų. Tokia pozicija leidžia jam pasiekti geresnes darbo sąlygas ir pateikti kolektyvinius norus pagerinti tiek konkretaus padalinio, tiek visos įmonės darbo kokybę.
Pardavimų skyriaus biuro vadovo pareigybių aprašymo ypatybės
Biuro vadovai ilgą laiką buvo būtini didelėse ir ne tokiose didelėse įmonėse, todėl norint užpildyti tokią laisvą vietą reikia specialių įgūdžių. Dažnas atvejis, kai keli biuro vadovai, turintys specialias funkcijas, kuriuos prižiūri vienas, dirba toje pačioje įmonėje. Jų pareigybių aprašymai iš esmės sutampa, tačiau skiriasi papildomu funkcijų rinkiniu.
Taigi, jei biuro vadovas dirba pardavimo skyriuje, jo pareigybės aprašyme gali būti tokių dalykų:
- naujų prekybos vietų paieška;
- paklausos struktūros pokyčių stebėjimas;
- ataskaitų apie tobulą pardavimą dokumentų rengimas;
- tiesioginis darbas su klientu siekiant gauti užsakymus ir jų vėlesnis apdorojimas;
- darbas informuojant klientus apie galimus prekių asortimento pokyčius ir kainų perskaičiavimą;
- reikalingų susitikimų organizavimas;
- prekių tiekimo sutarčių pasirašymas.
Kiti reikalavimai gali būti susiję su įmonės siūlomų prekių specifika. Jei įmonė yra susijusi su nekilnojamojo turto pardavimu, tada biuro vadovo pareigos gali apimti informacinių bukletų parengimą ir konkrečių dokumentų parengimą.
Biuro vadovo atsakomybė
Už savo pareigų nevykdymą, padarydamas nusikalstamus veiksmus, taip pat ir atskleisdamas komercines paslaptis, ar atlikdamas kitus įmonės įvaizdžiui žalingus veiksmus, biuro vadovas atsako pagal administracinio, civilinio ir baudžiamojo kodekso normas. Jei organizacijai buvo padaryta turtinė žala, bausmė turi būti paskirta vadovaujantis darbo kodekso nuostatomis.
