Video: 8 PROFESINE RIZIKA 2024, Liepa
Dokumentų srautas yra svarbus veiklos komponentas ir nepakeičiamas bet kurios institucijos, organizacijos, įmonės valdymo elementas. Verslo dokumentai turi būti tinkamai sudaryti, sistemingai saugomi ir optimaliai perkeliami. Plėtojant ekonomiką, didėja informacijos srautai ir dokumentų skaičius visose žmogaus veiklos srityse. Todėl šiais laikais auga gana naujos profesijos - dokumentų tvarkytojo - poreikis.
Kas yra dokumentų tvarkytojas
Dokumentų specialistas yra specialistas, užsiimantis dokumentų registravimu ir apskaita. Susijusios profesijos yra sekretorius, archyvaras, sekretorius.
Administracijos administraciniai dokumentai turėtų būti tinkamai sudaryti laikantis standartų ir atkreipti į juos dėmesį darbuotojų, būtent tų, kuriems buvo skirti įsakymai. Dokumentai paprastai būna pasenę, išleisti į apyvartą. Tokiu atveju jie turi būti rūšiuojami pagal įstatymus dėl įrašų saugojimo ir dedami į archyvą. Visa tai daro dokumentų tvarkytojas.
Dokumentų specialisto darbo pareigos gali atrodyti nuobodžios. Bet tai tik iš pirmo žvilgsnio. Per dokumentų tvarkytojo rankas, ypač jei jis yra vienintelis atsakingas už dokumentų tvarkymą įmonėje, praeina visi informacijos srautai, jis gali sekti visų skyrių darbą ir suprasti įmonės veiklos bei plėtros mechanizmus.
Didelėse organizacijose specialistų atsakomybė dirbant su dokumentais paprastai yra dalijama: dizainą, registraciją, įvedimą į elektroninę duomenų bazę, vykdymo kontrolę, saugojimą vykdo skirtingi žmonės ir net ištisi skyriai.
Ką turi žinoti dokumentų tvarkytojas
Norėdami teisingai sudaryti dokumentus, kuriuose informacija pateikiama glaustai, aiškiai ir aiškiai, specialistas turi žinoti visų tipų dokumentų sudarymo tikslą ir formas. Tam, kad žinotumėte, kaip atrodo teisiškai įpareigojantis dokumentas, jis turi turėti teisės pagrindus.
Kadangi šiandien dauguma dokumentų yra saugomi elektroninėse laikmenose ir reikalingas kompiuterinis keitimasis informacija, dokumentų valdymo specialistas turi suprasti programinę įrangą. Jis turi kurti elektronines duomenų bazes ir mokėti bendrauti su personalu, aptarnaujančiu automatines dokumentų kūrimo, saugojimo ir perdavimo sistemas.
Norėdami saugoti dokumentus archyve, specialistas turi žinoti tam tikras taisykles ir specifikacijas. Dokumentų paskirtis ir jų konfidencialumas, terminai, saugojimo sąlygos - pagal šiuos kriterijus reikia rūšiuoti dokumentus archyve, o tada sukurti efektyvią paieškos sistemą.
Dokumentacijos atsakomybė
Dokumentų tvarkytojo pareigos įstaigoje apima:
- dokumentų rengimas, apskaita, saugojimas ir kontrolė;
- darbo eigos susisteminimas ir dokumentų judėjimo užtikrinimas;
- Optimalaus dokumentų srauto organizavimas organizacijos viduje;
- saugojimo organizavimas ir dokumentacijos klasifikatorių kūrimas;
- dokumentų, kurių galiojimas pasibaigęs, rūšiavimas, vertės patikrinimas ir perkėlimas į archyvą;
- gaunamų dokumentų racionalizavimas;
- standartinių formų ir darbo laiko apskaitos žiniaraščių kūrimas;
- dokumentų bazių sukūrimas sukuriant registracijos numerius ir indeksus bei elektroninio saugojimo adresus;
- reikalingos posėdžių, derybų ir susitikimų medžiagos paruošimas.
Pirmaujantis dokumentų tvarkytojas oficialias pareigas atlieka iš tikrųjų tas pats, tačiau su didesne atsakomybės dalimi, plius duoda užduotis žemesnio rango darbuotojams.
Dokumentų tvarkytojo darbo pareigos švietimo įstaigoje
Švietimo įstaigos dokumentų tvarkytojas, be kitų teisės aktų, turėtų žinoti Rusijos Federacijos įstatymą „Dėl švietimo“. Kadangi vaikų darželiuose ir mokyklose dirba ribotas darbuotojų skaičius, dokumentų tvarkytojas derina sekretoriaus, sekretoriaus ir personalo darbuotojo pareigas, vadovaujasi metodinėmis rekomendacijomis dėl darbo su dokumentais švietimo įstaigose (Rusijos Federacijos švietimo ministerijos 2000 12 02 raštas Nr. 03-51). / 64).
Dokumentų tvarkytojo pareigos darželyje, be kita ko, apima darbo sutarčių su darbuotojais rengimą ir asmens bylų tvarkymą, vaikų knygos saugojimą. Jis taip pat dirba su karine registracijos tarnyba ir tvarko atitinkamus dokumentus, jei įstaigoje yra kariškai atsakingų darbuotojų.
Dokumentų tvarkytojas papildo oficialias pareigas mokykloje, rengdamas administracinių dokumentų dėl kontingento judėjimo projektus ir pildydamas asmens bylas, tvarkydamas abėcėlę mokinių knygą ir atsižvelgdamas į mokyklos darbuotojų darbo valandas mokykloje, tvarkydamas ir tvarkydamas mokinių asmens bylų perkėlimą į archyvą.
Aukštosios mokyklos vykdo ne tik edukacinę, bet ir mokslinę veiklą.
Dokumentų tvarkytojo pareigos universitete iš esmės leidžia specialistui suprasti konkretaus fakulteto profilį, nes jis turi paruošti susitikimų ir posėdžių dokumentus bei saugoti jų protokolus ir telefoninius pokalbius dekano vardu.
Dokumentų tvarkymo specialisto asmeninės savybės
Dėmesingumas yra svarbiausia specialisto darbo su dokumentais kokybė. Tikslumas, kruopštumas ir atsakingumas papildo asmeninių savybių, reikalingų dirbant su verslo dokumentais, sąrašą. Duomenų klaidos, įstatymų pažeidimas, dokumentų praradimas įmonei gali brangiai kainuoti sudarant sutartį ar personalo auditą.
Informacijos kiekiui, su kuriuo dirba dokumentų tvarkytojas, reikalinga gera atmintis.
Norint dirbti bet kurioje srityje, jam reikalingas atkaklumas ir raštingumas dirbant su dokumentais, o personalo valdymo srityje - ir organizaciniai sugebėjimai, ir kūrybiškumas, ir bendravimo įgūdžiai.
Norint, kad dokumentų tvarkytojas galėtų organizuoti optimalų darbo eigą ir klasifikatorių, reikia išsikelti tinkamus tikslus ir dirbti su įmonės struktūra, vadinamosiomis verslumo savybėmis.
Dažnai mažose firmose dokumentų tvarkytojas dirba vienas. Organizacija, disciplina ir savikontrolė padeda organizuoti efektyvų darbą.
Dokumentacijos reikalavimai
Tvirtai dokumentų tvarkymo reguliavimo sistemai reikalingi mokymai. Taigi samdant reikia aukštosios mokyklos ar vidurinio specialiojo ugdymo įstaigos specialybių „Dokumentacija“, „Įmonės dokumentacijos palaikymas“ diplomo. Taip pat yra susijusių sričių: „Dokumentacijos palaikymas teismų praktikoje“ arba „Informacijos palaikymas įmonėje“.
Aukštųjų institucijų, susijusių su dokumentų valdymu, įstatymai ir kiti įstatymai, administraciniai, norminiai ir rekomendaciniai dokumentai yra bendrieji reikalavimai dokumentams, kuriuos turėtų žinoti dokumentų tvarkytojas. Darbo pareigos reikalauja žinių ar bent jų pagrindų apie analizės metodus, tyrimų, projektavimo, diegimo ir plėtros dokumentacijos sistemas, apie automatinių valdymo sistemų projektavimą ir veikimą; archyvavimo ir pagrindinio programavimo organizavimas.
Dokumentų tvarkytojo profesijos privalumai ir trūkumai
Dokumentų tvarkytojo profesija yra universali. Specialybės diplomas ir žinios leidžia absolventui dirbti bet kurioje organizacijoje, nes darbo eiga yra visur. Tai yra pagrindinis profesijos pranašumas.
Antrasis pranašumas gali būti laikomas galimybe dirbti administratoriumi, archyvu, sekretoriumi, sekretoriaus padėjėju, biuro vadovu, vadovo padėjėju, o ne tik dokumentų tvarkytoju.
Trečias pliusas yra tas, kad nepaisant atrodytų įprastų darbų, dokumentų tvarkytojas yra informacijos srautų centre organizacijoje ir turi beveik visas savo paslaptis. Kartais, be vyresniosios vadovybės, jis yra vienintelis šių paslapčių savininkas.
Darbo patirtis ir verslumas leidžia dokumentų tvarkytojui organizuoti savo verslą teikiant informacines paslaugas, jei to pageidaujama.
Profesijos pranašumai yra darbas biure geromis sąlygomis, nepriklausomai nuo įmonės profilio ir griežto darbo grafiko.
Dokumentininko profesijos trūkumai yra vienodumas ir, svarbiausia, didžiulė atsakomybė.
Kur gali dirbti dokumentų tvarkytojas?
Kadangi dokumentų tvarkytojai, įgiję išsilavinimą, gali dirbti su visų rūšių dokumentais (apskaitos, personalo, moksliniais ir techniniais), jie gali būti paklausūs įvairiose organizacijose:
- valdžios institucijose tiek vietine, tiek valstybine valdžia;
- departamentų valdymo organuose;
- inžinerijos ir projektavimo, tyrimų institucijų, sveikatos priežiūros, archyvų, bibliotekų ir muziejų, teisėsaugos struktūrų archyvinėse ir dokumentinėse tarnybose;
- administracinėse tarnybose ir komercinių struktūrų skyriuose: dokumentų tvarkymas, biurų valdymas, personalo valdymas;
- kuriant informacines sistemas, konsultuojant dokumentus, teikiant informacijos saugumo auditą.
Dokumentų tvarkytojo karjeros augimas priklauso nuo darbo vietos. Didelėse struktūrose jis gali iškilti iki reikalų tvarkytojo, mažose - prie vadovo padėjėjo. Dokumentų tvarkymo karjeros viršūnė gali būti laikoma dokumentų rengimu Rusijos Federacijos vyriausybei ir prezidentui.
